Honderd kinderen op de wachtlijst, zonder honderd mailtjes van ouders.
Aanmeldingen, lesgroepen per instructeur, leskaarten en ouders in één systeem, voor zwemscholen met een eigen bad of badhuur. Diploma’s en vorderingen per kind houden we niet bij; dat blijft in je volgsysteem.
Waar het bij zwemscholen vastloopt
Honderd aanmeldingen in een mailmap, en elke ouder belt
Wie staat het langst op de wachtlijst, en voor welke dag? Je zoekt het elke keer op in de mail, terwijl de volgende ouder al aan de lijn hangt.
‘Wanneer zwemt hij af?’ vraagt elke ouder bij het hek
Dezelfde vragen, elke zaterdag: afzwemmen, kijkles, inhalen. De instructeur staat in het water en kan niet antwoorden, dus belt de ouder maandag jou.
De leskaart is op, en het kind zwemt gewoon door
Tien lessen op een kaart, maar wie telt mee? Pas na de dertiende les merk je dat er niet betaald is, en dan wordt het een vervelend gesprek.
Het zwembad stuurt de badhuur, jij telt de uren na
De factuur voor de badhuur komt per kwartaal, met andere uren dan jij in je agenda had. Uitzoeken wat klopt, kost je een avond.
Zo werkt het bij een zwemschool
- Maandag 09:00
Vijf aanmeldingen via je website staan als lead klaar, elk met een opvolgtaak. Wie al drie maanden in dezelfde fase staat, krijgt een signaal.
Blok: Pijplijn en leads - Dinsdag 16:30
De nieuwe leskaarten voor de groep van zaterdag staan als conceptfactuur klaar. Jij kijkt ze na en verstuurt ze in één keer. Wie niet betaalt, krijgt een aanmaning in stappen.
Blok: Facturatie, e-facturen en aanmaningen - Woensdag 20:15
Een moeder vraagt in het portaal of haar zoon in juni mag afzwemmen. De vraag krijgt een nummer en komt bij de instructeur. Zijn antwoord ziet zij terug in het portaal.
Blok: Tickets en service - Vrijdag 10:00
De factuur voor de badhuur komt per mail binnen. De AI leest uren, bedrag en btw. Jij legt hem naast je agenda en keurt hem goed.
Blok: Inkoopfacturen met AI-bonlezer
Pijplijn en leads voor een zwemschool
Een voorbeeldscherm uit het blok dat voor zwemscholen het meeste verschil maakt. Probeer rechts een aanpassing: het scherm verandert direct.
Pijplijn
14 leads · € 186.000 verwacht · 3 wachten op jou
Het pakket voor zwemscholen, in drie maten
Kies hoe groot je bedrijf is. Elk pakket deelt één klantenbestand; je kunt later altijd blokken bijzetten of weghalen.
Voor een zwemschool met een paar instructeurs: aanmeldingen als wachtlijst, lesgroepen per instructeur, leskaarten op de factuur en betalen via een link of machtiging.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Afsprakenplanning€ 29
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Betalingen en bank€ 39
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Met meer badjes en instructeurs: ouders stellen hun vraag in het portaal, en elke vraag krijgt een eigenaar en een conceptantwoord. De badhuur leest de AI voor je.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Afsprakenplanning€ 29
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Betalingen en bank€ 39
- Klantportaal€ 39
- Tickets en service€ 29
- Inkoopfacturen met AI-bonlezer€ 29
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Voor een zwemschool met meerdere baden: info@ met conceptantwoorden en een assistent die vragen over afzwemmen uit je eigen artikelen beantwoordt. Salaris en boekhouding komen erbij.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Afsprakenplanning€ 29
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Betalingen en bank€ 39
- Klantportaal€ 39
- Tickets en service€ 29
- Inkoopfacturen met AI-bonlezer€ 29
- Mail met AI-triage€ 69
- Kennisbank met helpassistent€ 29
- Salaris€ 49
- Boekhouding en jaarrekening€ 79
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen
Veel zwemscholen werken met een zwemschoolpakket voor lesgroepen en vorderingen, Excel voor de wachtlijst en Moneybird. Een leerlingvolgsysteem met de onderdelen van diploma A, B en C hebben we niet. Je kunt beginnen met de wachtlijst, de facturen en het portaal voor ouders. Een koppeling met je zwemschoolpakket hebben we nog niet. Die laat je door je eigen bouwer met AI maken, of door ons.
Wat zwemscholen er zelf bij bouwen
- Een leerlingvolgsysteem met de onderdelen van diploma A, B en C per kind
- Een wachtlijst per lesdag en niveau die een vrije plek aan de eerstvolgende ouder aanbiedt
- Een leskaart die per gezwommen les afstreept en waarschuwt bij de laatste twee lessen
Je eigen techneut of bureau bouwt het met AI in gewone code, of wij doen het. Elke wijziging keuren wij op veiligheid, privacy en tests voordat hij live gaat.
Wat zwemscholen ons vragen
Houdt het bij welk kind welk diploma heeft en wat hij al kan?
Nee. Vorderingen per kind en diploma’s zijn geen blok. Wat een kind al kan, houd je bij in je zwemschoolpakket of op papier, zoals nu. Een leerlingvolgsysteem is wel iets wat je eigen bouwer met AI kan maken, of wij voor je bouwen. Wij keuren het voordat het live gaat.
Hoe werkt de wachtlijst?
Een aanmelding via je website wordt een lead met een opvolgtaak. Je ziet per aanmelding de bron, de eigenaar en hoelang hij al in dezelfde fase staat. Staat iemand te lang, dan krijg je een signaal. Een plek aanbieden per lesdag, niveau en leeftijd zit er niet standaard in; dat kun je laten bouwen.
Kan ik leskaarten en een vast maandbedrag naast elkaar gebruiken?
Ja. Een leskaart factureer je los, een maandbedrag uit een abonnement. Ouders betalen via een iDEAL-link of een incassomachtiging. Hoeveel lessen er nog op een kaart staan, telt het systeem nog niet mee. Dat is een uitbreiding die je kunt laten bouwen.
Kunnen ouders zelf iets regelen, zodat ze niet bij het hek staan?
Ja, in het klantportaal. Een ouder logt in met zijn e-mailadres en een code. Daar bevestigt of verzet hij een kijkles, vindt hij de brief over het afzwemmen en stelt hij zijn vraag. Jij antwoordt op een rustig moment, en het antwoord staat bij zijn vraag.
Zie in een half uur hoe jouw zwemschool eruitziet in PluginWise.
We laten de blokken zien met jouw klanten en jouw manier van werken, en rekenen samen uit wat het voor jouw bedrijf kost.