Weten wie er wacht, en wie je allang had moeten terugbellen.
Aanmeldingen, wachtlijst, mail, telefoon en verlof in één systeem, voor het secretariaat en de behandelaren. PluginWise is geen zorgsoftware: dossiers, verslagen en declaraties blijven in je EPD. Eén prijs voor de hele praktijk.
Waar het bij psychologenpraktijken vastloopt
De wachtlijst is een Excel-bestand op het secretariaat
Aanmeldingen komen via de huisarts, de site en de telefoon. Wie het langst wacht en wie al een intake had, weet alleen degene die de lijst bijhoudt.
De wachttijd op je website loopt achter
Je moet de actuele wachttijd publiceren. De webbouwer past hem aan als hij tijd heeft, dus bellen mensen voor een plek die er niet is.
Een cliënt mailt om 23:00 dat hij morgen niet komt
Het bericht staat in de mailbox van zijn behandelaar, die pas om negen uur kijkt. De plek blijft leeg, terwijl iemand anders eerder had gewild.
Coaching voor een werkgever loopt buiten alles om
Een bedrijf betaalt voor het traject van een medewerker, of voor een training over werkstress. Offerte en factuur maak je in Word, en niemand weet of er al betaald is.
Zo werkt het bij een psychologenpraktijk
- Maandag 09:00
Elke aanmelding staat op de wachtlijst in een fase: aangemeld, gebeld, intake gepland. Wie te lang in dezelfde fase staat, licht op.
Blok: Pijplijn en leads - Dinsdag 08:30
Op info@ staan een afzegging van vannacht en twee vragen over de wachttijd. Het secretariaat ziet ze als eerste, met het antwoord in concept klaar.
Blok: Mail met AI-triage - Woensdag 14:00
De wachttijd voor volwassenen is nu acht weken. Het secretariaat past het getal zelf aan op de pagina, zonder webbouwer.
Blok: Website en CMS met AI-paginabouwer - Donderdag 16:30
Het traject voor de medewerker van een werkgever is afgerond. De factuur gaat op naam van het bedrijf, als e-factuur, zonder iets over de inhoud van de gesprekken.
Blok: Facturatie, e-facturen en aanmaningen
Pijplijn en leads voor een psychologenpraktijk
Een voorbeeldscherm uit het blok dat voor psychologenpraktijken het meeste verschil maakt. Probeer rechts een aanpassing: het scherm verandert direct.
Pijplijn
14 leads · € 186.000 verwacht · 3 wachten op jou
Het pakket voor psychologenpraktijken, in drie maten
Kies hoe groot je bedrijf is. Elk pakket deelt één klantenbestand; je kunt later altijd blokken bijzetten of weghalen.
Voor een praktijk met een paar behandelaren: een wachtlijst met opvolging, de mailbox met concepten, terugbeltaken bij gemiste oproepen en de wachttijd zelf op je site.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Mail met AI-triage€ 69
- Telefonie met transcriptie€ 39
- Website en CMS met AI-paginabouwer€ 39
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Met een secretariaat: een agenda voor intakes en kennismakingen, facturen voor werkgevers, werkafspraken in de kennisbank en verlof van behandelaren.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Mail met AI-triage€ 69
- Telefonie met transcriptie€ 39
- Website en CMS met AI-paginabouwer€ 39
- Afsprakenplanning€ 29
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Kennisbank met helpassistent€ 29
- Personeelszaken€ 29
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Voor een grote praktijk met meerdere locaties: offertes voor trainingen, een klachtenregistratie met status en eigenaar, en de boekhouding in huis.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Mail met AI-triage€ 69
- Telefonie met transcriptie€ 39
- Website en CMS met AI-paginabouwer€ 39
- Afsprakenplanning€ 29
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Kennisbank met helpassistent€ 29
- Personeelszaken€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Tickets en service€ 29
- Boekhouding en jaarrekening€ 79
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen
Psychologenpraktijken werken met een EPD als Incura, Medicore of Praktijkdata, en met Outlook voor de gewone mail. Dat EPD blijft: dossier, verslagen en de declaratie bij de zorgverzekeraar horen daar. Je begint met de wachtlijst, info@ en de telefoon. Mail werkt alleen met een mailbox bij Microsoft 365. Een koppeling met je EPD hebben we nog niet. Die kan je eigen bouwer maken, of wij bouwen hem voor je.
Wat psychologenpraktijken er zelf bij bouwen
- Een koppeling met je EPD, zodat een cliënt na de intake maar één keer wordt ingevoerd
- Een maandelijks overzicht van de wachttijd per behandelaar, klaar om te publiceren
- Een aanmeldformulier voor huisartsen op je site, zonder de inhoud van de verwijzing
Je eigen techneut of bureau bouwt het met AI in gewone code, of wij doen het. Elke wijziging keuren wij op veiligheid, privacy en tests voordat hij live gaat.
Wat psychologenpraktijken ons vragen
Kan ik hier mijn cliëntdossiers in bijhouden?
Nee, en dat is bewust. PluginWise is geen zorgsoftware: geen patiëntendossier (EPD), geen declaratie bij zorgverzekeraars, geen Vecozo en geen behandelplannen. Je EPD blijft gewoon staan. In PluginWise staan naam, contactgegevens, de plek op de wachtlijst en de afspraken. Net als nu in je agenda en je mailbox.
Is AI in de mailbox wel verstandig in de GGZ?
Alleen voor administratieve mail, en altijd met een mens ertussen. De AI maakt conceptantwoorden voor de algemene mailbox: afzeggingen, vragen over de wachttijd, facturen van leveranciers. Het secretariaat keurt elk concept goed. Inhoudelijk contact tussen cliënt en behandelaar hoort in het beveiligde kanaal van je EPD. Met AI-regels leg je vast dat de AI inhoudelijke mail doorverwijst en niet beantwoordt.
Hoe werkt de wachtlijst?
Met het blok Pijplijn. Elke aanmelding wordt een kaart met datum, eigenaar en fase, zoals aangemeld, gebeld of intake gepland. Een aanmelding via je website komt er meteen in, met een taak om terug te bellen. Staat iemand te lang in dezelfde fase, dan krijg je een signaal. Zo zie je ook hoeveel mensen wachten, voor de wachttijd op je site.
Werkt het ook voor coaching en trainingen voor werkgevers?
Ja. De werkgever is een klant met eigen contactpersonen. Je stuurt een offerte voor een traject of een training over werkstress. De HR-manager geeft akkoord via een link. De factuur gaat op naam van het bedrijf. De inhoud van de gesprekken hoort in je EPD en komt niet op de factuur.
Zie in een half uur hoe jouw psychologenpraktijk eruitziet in PluginWise.
We laten de blokken zien met jouw klanten en jouw manier van werken, en rekenen samen uit wat het voor jouw bedrijf kost.