Weet per klant hoeveel uur er nog in de retainer zit.
Uren, retainers, offertes en facturen in één systeem, voor accountmanagers, ontwerpers en ontwikkelaars. Begin met uren en facturen en zet er later blokken bij, voor één prijs per bureau.
Waar het bij marketingbureaus vastloopt
De retainer is op, en dat zie je pas bij de factuur
De klant betaalt voor twintig uur per maand. Bij het factureren blijkt dat het team er dertig in heeft gestoken.
Nog één correctieronde, en daarna nog één
In de offerte stonden twee correctierondes. Bij ronde vijf schrijft niemand de uren nog apart, en ze komen niet op de factuur.
Het voorstel ligt al twee weken bij de klant
Je weet niet of hij het al heeft gelezen. Bellen voelt als aandringen, dus je wacht nog maar een week.
Alleen de accountmanager weet wat er is afgesproken
De briefing zit in een mail, de uren in een apart programma en de afspraken in zijn notitieboek. Is hij op vakantie, dan begint zijn vervanger bij nul.
Zo werkt het bij een bureau
- Maandag 09:00
Het team schrijft uren op het project van de klant, per activiteit zoals ontwerp of overleg. Jij ziet per week wie waaraan werkte.
Blok: Uren en kilometers - Dinsdag 11:30
Je stuurt het voorstel voor de nieuwe website als link. Je ziet dat de klant het drie keer opende, en je belt op het goede moment.
Blok: Offertes met digitaal akkoord - Woensdag 14:00
De campagne loopt in fases van briefing tot livegang, met taken per collega. In de nacalculatie staan de begrote uren naast de gewerkte.
Blok: Projecten, dossiers en taken - Vrijdag 15:00
De vaste maandbedragen staan als factuur klaar, met de extra uren als aparte regel. Na een korte controle gaan ze de deur uit.
Blok: Facturatie, e-facturen en aanmaningen
Uren en kilometers voor een bureau
Een voorbeeldscherm uit het blok dat voor marketingbureaus het meeste verschil maakt. Probeer rechts een aanpassing: het scherm verandert direct.
Uren week 43
6 medewerkers · 228 uur · 1.840 km · 42 uur te factureren
| Medewerker | Project | Activiteit | Uren | Km |
|---|---|---|---|---|
| Tom | P-0931 Kantoor Noord | Montage | 32 | 140 |
| Daan | P-0931 Kantoor Noord | Montage | 32 | 140 |
| Sanne | Diverse | Verkoop en opnames | 38 | 610 |
| Lotte | P-1042 Villa Beekdal | Werkvoorbereiding | 40 | 0 |
| Bram | – | Nog niet ingevuld | 0 | 0 |
Te factureren 42 uur
Meerwerk P-0931: 12 uur extra door gewijzigde pantry.
Service Tandartspraktijk Zuid: 3 uur.
Het pakket voor marketingbureaus, in drie maten
Kies hoe groot je bedrijf is. Elk pakket deelt één klantenbestand; je kunt later altijd blokken bijzetten of weghalen.
Voor een klein bureau: offertes als link, uren per klant en facturen voor vaste maandbedragen.
- Klanten en relaties€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Uren en kilometers€ 19
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Met een vast team: nieuwe klanten in een pijplijn, projecten met nacalculatie en een portaal waarin klanten ontwerpen goedkeuren.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Uren en kilometers€ 19
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Klantportaal€ 39
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Met meerdere teams: een gedeelde inbox met conceptantwoorden, inkoopfacturen van freelancers en drukkers, en verlof per medewerker.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Uren en kilometers€ 19
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Klantportaal€ 39
- Inkoopfacturen met AI-bonlezer€ 29
- Mail met AI-triage€ 69
- Personeelszaken€ 29
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen
Veel bureaus schrijven uren in Harvest, Toggl of een spreadsheet en plannen in Trello of Asana. De boekhouding staat vaak in Moneybird of Exact Online. Je kunt beginnen met uren, offertes en facturen en de rest laten staan. Een standaardkoppeling met die pakketten hebben we nog niet. Die kan je eigen bouwer maken, of wij bouwen hem voor je.
Wat marketingbureaus er zelf bij bouwen
- Een seintje aan de accountmanager als de retainer van een klant bijna op is
- Een strippenkaart voor websiteonderhoud die de klant zelf in zijn portaal ziet
- Een maandoverzicht per klant met uren per activiteit, als pdf in je eigen huisstijl
Je eigen techneut of bureau bouwt het met AI in gewone code, of wij doen het. Elke wijziging keuren wij op veiligheid, privacy en tests voordat hij live gaat.
Wat marketingbureaus ons vragen
Kan ik een retainer elke maand factureren en de uren ernaast zien?
Ja. Het vaste maandbedrag loopt als abonnement in de facturatie. Je team schrijft de uren op het project van die klant. In de nacalculatie zie je begroot tegenover gewerkt. Standaard krijg je nog geen seintje als de uren bijna op zijn. Dat kun je erbij laten bouwen.
We werken veel met freelancers. Kost elk account extra?
Nee. Je betaalt per blok één prijs voor je hele bureau, niet per gebruiker. Een freelancer krijgt dus gewoon een eigen account. Jij bepaalt wat hij ziet, en zijn uren komen op hetzelfde project als die van je vaste team.
Kan een klant een ontwerp goedkeuren zonder heen en weer te mailen?
Ja, in het klantportaal. Je klant krijgt een inlogcode per mail, bekijkt het ontwerp of de tekst en keurt het goed. Zo staat vast welke versie akkoord is. Vragen stellen kan daar ook. Aantekeningen maken op het ontwerp zelf kan nog niet.
Werkt het als we Google Workspace gebruiken in plaats van Microsoft 365?
Grotendeels. Uren, offertes, projecten en facturen werken in elke browser, los van je mailpakket. De gedeelde inbox en de agendasynchronisatie werken nu alleen met Microsoft 365. Een koppeling met Google Workspace hebben we nog niet. Die kan je eigen bouwer maken, of wij doen het.
Zie in een half uur hoe jouw bureau eruitziet in PluginWise.
We laten de blokken zien met jouw klanten en jouw manier van werken, en rekenen samen uit wat het voor jouw bedrijf kost.