Elk evenement in één dossier, van eerste aanvraag tot laatste factuur.
Offertes, taken, leveranciers en het budget van elk evenement staan bij elkaar, voor je hele team. Staat de dag vast, dan weet iedereen wie wat regelt en tot wanneer.
Waar het bij evenementenbureaus vastloopt
De klant wil nog één keer iets anders
Een andere datum, twintig gasten meer, toch een andere locatie. Na de vijfde versie van de offerte weet niemand meer welke geldt.
Het draaiboek staat in vier versies rond
Eén in de mail, één op een laptop, één bij de klant. Op de dag zelf blijkt de AV-leverancier de oude te hebben.
Wie zou de cateraar bellen?
Iedereen dacht dat een collega het had gedaan. Twee weken voor het evenement staat er nog niets vast.
Het budget loopt uit en je ziet het te laat
De facturen van leveranciers komen weken na het evenement binnen. Pas dan zie je dat de marge opging aan extra techniek.
Zo werkt het bij een evenementenbureau
- Maandag 09:30
De klant wil toch honderd gasten in plaats van tachtig. Je maakt een nieuwe revisie en stuurt de link. Zijn akkoord zet het evenement in gang.
Blok: Offertes met digitaal akkoord - Dinsdag 11:00
In het project van het jubileumfeest staat elke taak met een eigenaar en een deadline. Het draaiboek staat in het dossier, op één plek voor het hele team.
Blok: Projecten, dossiers en taken - Woensdag 14:00
De AV-leverancier krijgt een beveiligde link naar zijn werklijst voor het congres. Hij meldt zelf wanneer de opbouw klaar is, of dat hij later komt.
Blok: Partnerportalen - Vrijdag 16:30
De factuur van de locatie komt per mail binnen. De AI leest leverancier, bedragen en btw, en stelt een kostenplaats voor. Jij keurt goed.
Blok: Inkoopfacturen met AI-bonlezer
Projecten, dossiers en taken voor een evenementenbureau
Een voorbeeldscherm uit het blok dat voor evenementenbureaus het meeste verschil maakt. Probeer rechts een aanpassing: het scherm verandert direct.
P-0931 Kantoor Noord
Fase: uitvoering · Team B · Oplevering vrijdag 31 oktober
Oplevering Vrijdag 14:00
De klant tekent in het portaal of op de tablet.
Factuur F-2026-0190 staat klaar als concept.
Het pakket voor evenementenbureaus, in drie maten
Kies hoe groot je bedrijf is. Elk pakket deelt één klantenbestand; je kunt later altijd blokken bijzetten of weghalen.
Voor een klein bureau: offertes met revisies, een project per evenement met taken en dossier, uren en facturen.
- Klanten en relaties€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Uren en kilometers€ 19
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Met meerdere projectleiders: aanvragen in de pijplijn en leveranciersfacturen die de AI leest. Je klant ziet het programma in zijn portaal en geeft daar akkoord.
- Klanten en relaties€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Uren en kilometers€ 19
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Pijplijn en leads€ 19
- Inkoopfacturen met AI-bonlezer€ 29
- Klantportaal€ 39
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Met vaste leveranciers en een eigen administratie: leveranciers krijgen hun eigen ingang en de boekhouding draait in huis. Je gedeelde inbox in Microsoft 365 krijgt conceptantwoorden.
- Klanten en relaties€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Uren en kilometers€ 19
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Pijplijn en leads€ 19
- Inkoopfacturen met AI-bonlezer€ 29
- Klantportaal€ 39
- Partnerportalen€ 49
- Mail met AI-triage€ 69
- Boekhouding en jaarrekening€ 79
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen
Veel evenementenbureaus houden budgetten bij in Excel en schrijven draaiboeken in Word of Google Docs. De boekhouding staat vaak in Exact Online of Moneybird. Je kunt beginnen met offertes en projecten, en je draaiboeken voorlopig laten waar ze zijn. Een standaardkoppeling met Google Docs of je boekhoudpakket hebben we nog niet. Die maakt je eigen bouwer, of wij bouwen hem voor je.
Wat evenementenbureaus er zelf bij bouwen
- Een draaiboek per evenement met een tijdlijn per kwartier, voor iedereen op de telefoon
- Een budgetbewaking die elke leveranciersfactuur bij het juiste evenement optelt
- Een gastenlijst met aanmeldingen en naambadges voor congressen
Je eigen techneut of bureau bouwt het met AI in gewone code, of wij doen het. Elke wijziging keuren wij op veiligheid, privacy en tests voordat hij live gaat.
Wat evenementenbureaus ons vragen
Zit er een draaiboek in?
Niet als apart scherm. De voorbereiding zet je als taken met eigenaar en deadline in het project. Het draaiboek bewaar je in het dossier. Een draaiboek met een tijdlijn per kwartier is nog niet standaard. Je eigen bouwer maakt het met AI, of wij bouwen het.
Zie ik per evenement of het budget klopt?
Elk project heeft een nacalculatie: begroot naast werkelijk. Je uren tellen mee zodra ze geschreven zijn. Leveranciersfacturen leest de AI in, met een kostenplaats. Dat ze vanzelf in de nacalculatie van het evenement komen, is nog niet standaard.
Kunnen leveranciers meekijken zonder account?
Ja. Met het blok Partnerportalen krijgt een leverancier toegang via een beveiligde link. Hij ziet alleen zijn eigen werk, en meldt daar of hij klaar is of later komt.
Kan ik een aanbetaling vragen?
Ja. Je factureert in termijnen, bijvoorbeeld een deel bij akkoord en de rest na het evenement. Wie te laat betaalt, krijgt herinneringen in stappen, met een concept per stap.
Zie in een half uur hoe jouw evenementenbureau eruitziet in PluginWise.
We laten de blokken zien met jouw klanten en jouw manier van werken, en rekenen samen uit wat het voor jouw bedrijf kost.