Geen technicus dubbel geboekt, geen mengtafel vergeten in de loods.
Offertes, crewplanning, pakbonnen, uren en facturen in één systeem, voor kantoor, loods en de wagen onderweg. Je ziet per technicus waar hij zaterdag staat, en per klus wat er mee moet en wat er terugkwam.
Waar het bij licht- en geluidbedrijven vastloopt
De mengtafel staat niet op de paklijst
De band stuurde een rider, de klant een mailtje met wensen. Wat de wagen in moet, tikt iemand ’s avonds over. Eén regel vergeten, en je rijdt om middernacht terug.
Dezelfde technicus op twee festivals tegelijk
Vaste crew staat in Excel, freelancers regel je via WhatsApp. In het festivalseizoen zie je pas vrijdag dat je iemand dubbel hebt gezet.
Bijgehuurd bij een collega, en vergeten door te berekenen
Voor dat congres huurde je een LED-scherm bij een collega-bedrijf. Zijn factuur komt een maand later, en jouw factuur aan de klant is dan al de deur uit.
Overuren van de crew komen niet op de factuur
De afbouw liep uit tot drie uur ’s nachts. De uren staan op briefjes en in appjes, en zonder die uren kun je de klant niets extra’s rekenen.
Zo werkt het bij een licht- en geluidbedrijf
- Maandag 09:30
Voor het bedrijfsfeest van vrijdag maak je de pakbon uit de opdracht: line-array, mengtafel, twintig spots en de kabels. Wat terugkomt, scan je in als retour.
Blok: Logistiek en inkoop - Dinsdag 11:00
Je zet de crew voor zaterdag in de agenda per technicus. Staat je geluidstechnicus al op het festival in Breda, dan zie je dat meteen, met een voorstel erbij.
Blok: Afsprakenplanning - Donderdag 14:00
De factuur voor het bijgehuurde LED-scherm komt per mail binnen. De AI leest leverancier, bedrag en btw, en stelt de kostenplaats van het congres voor. Jij keurt goed.
Blok: Inkoopfacturen met AI-bonlezer - Zondag 03:00
Na de afbouw schrijft de crew de uren op de klus, vanaf de telefoon in de wagen. Maandagochtend staan de overuren klaar voor de factuur.
Blok: Uren en kilometers
Afsprakenplanning voor een licht- en geluidbedrijf
Een voorbeeldscherm uit het blok dat voor licht- en geluidbedrijven het meeste verschil maakt. Probeer rechts een aanpassing: het scherm verandert direct.
Planning week 44
27 tot 31 oktober · 2 montageteams · 1 conflict opgelost
| Ma 27 | Di 28 | Wo 29 | Do 30 | Vr 31 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Team A | Montage Hotel De Vier LindenReceptiebalie en lounge | Opname Bakkerij De Korenaar10:00 · Sanne mee | Montage Van Dijk AdvocatenKantoorwanden, 2 dagen | ||
| Team B | Service Tandartspraktijk ZuidLade-geleiders | Montage P-0931 Kantoor NoordPantry en vergaderkasten | Oplevering P-093114:00 · klant tekent | ||
| Sanne | Offertegesprek Fysiopraktijk09:30 · online | Opname Bakkerijmet Team A | Service De Vries verplaatstwas do 11:00 | Service De Vries09:00 · voorstel | |
Conflict opgelost Voorstel klaar
Team B stond donderdag dubbel. Voorstel: service naar vrijdag 09:00.
De klant kan de nieuwe tijd zelf bevestigen via het portaal.
Het pakket voor licht- en geluidbedrijven, in drie maten
Kies hoe groot je bedrijf is. Elk pakket deelt één klantenbestand; je kunt later altijd blokken bijzetten of weghalen.
Voor een klein bedrijf dat zelf achter de mengtafel staat: materiaal met prijzen in de catalogus, offertes, crew in de agenda, uren en facturen.
- Klanten en relaties€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Catalogus en voorraad€ 39
- Afsprakenplanning€ 29
- Uren en kilometers€ 19
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Met een loods en freelancers: een dossier per klus met rider en stageplan, en pakbonnen en retouren via het scanstation. Facturen van bijhuur leest de AI.
- Klanten en relaties€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Catalogus en voorraad€ 39
- Afsprakenplanning€ 29
- Uren en kilometers€ 19
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Logistiek en inkoop€ 59
- Inkoopfacturen met AI-bonlezer€ 29
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Met een eigen administratie: aanbetalingen via een betaallink, een portaal waar de klant de offerte tekent en je boekhouding op dezelfde plek.
- Klanten en relaties€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Catalogus en voorraad€ 39
- Afsprakenplanning€ 29
- Uren en kilometers€ 19
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Logistiek en inkoop€ 59
- Inkoopfacturen met AI-bonlezer€ 29
- Betalingen en bank€ 39
- Klantportaal€ 39
- Boekhouding en jaarrekening€ 79
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen
Veel licht- en geluidbedrijven plannen materiaal en crew in een verhuurpakket, of in Excel en WhatsApp. Ze boeken in Exact Online of Moneybird. Een verhuurkalender die ziet wat op een datum vrij is, zit niet in PluginWise. Zo’n pakket blijft dus staan; je begint met offertes, uren en facturen. Een koppeling met je verhuurpakket of boekhoudpakket hebben we nog niet. Je eigen bouwer maakt die, of wij bouwen hem voor je.
Wat licht- en geluidbedrijven er zelf bij bouwen
- Een beschikbaarheidskalender per flightcase, zodat je ziet wat op een datum nog vrij is
- Een crewcall per klus: wie, waar en hoe laat laden, met een bevestiging vanaf de telefoon
- Een paklijst uit de rider van de band, die direct een pakbon voor de loods wordt
Je eigen techneut of bureau bouwt het met AI in gewone code, of wij doen het. Elke wijziging keuren wij op veiligheid, privacy en tests voordat hij live gaat.
Wat licht- en geluidbedrijven ons vragen
Ziet het systeem of een LED-scherm op een datum nog vrij is?
Nog niet. De catalogus kent je voorraad per magazijn, maar rekent niet met huurperiodes. Heb je een verhuurpakket, laat dat dan staan voor de beschikbaarheid. Een kalender per flightcase is een goede eerste uitbreiding. Je eigen bouwer maakt hem met AI, of wij bouwen hem. Wij keuren elke uitbreiding voordat die live gaat.
Kan ik freelancers inplannen en hun uren zien?
Ja. Elke freelancer krijgt een eigen account, en dat kost niets extra: je betaalt per blok, niet per gebruiker. Je plant per technicus in de agenda, en een dubbele boeking valt meteen op. Uren schrijven ze op de klus vanaf hun telefoon. Hun factuur stuur je door, en de AI maakt er een inkoopfactuur van.
Kan ik dry hire en bemande klussen allebei offreren?
Ja. Je maakt een sjabloon per soort klus. Bij dry hire haal je het materiaal met prijzen uit de catalogus. Bij een bemande klus zet je de crew erbij. Na afloop komen de geschreven uren en overuren als te factureren regels klaar. Een aanbetaling factureer je als termijn.
Hoe weet mijn crew wat er mee moet en waar ze moeten zijn?
Elke klus is een project met een dossier: rider, stageplan, adres en laadtijd staan daar, ook op de telefoon. De pakbon uit het blok Logistiek zegt wat er in de wagen moet. Taken hebben een eigenaar en een deadline. Een crewcall die iedereen laat bevestigen, is nog niet standaard; die kun je laten bouwen.
Zie in een half uur hoe jouw licht- en geluidbedrijf eruitziet in PluginWise.
We laten de blokken zien met jouw klanten en jouw manier van werken, en rekenen samen uit wat het voor jouw bedrijf kost.