Weet wat de klant met je foto’s mag, ook twee jaar na de shoot.
Offertes met licentie, shoots in de agenda, een akkoord dat je terugvindt en facturen met aanbetaling, in één systeem. Je galerijen en bestanden blijven waar ze zijn; je betaalt per blok één prijs, ook als je alleen werkt.
Waar het bij fotografen vastloopt
Je foto hangt opeens in een bushokje
De licentie was voor de website. Nu staat je foto twee meter hoog bij het station. Wat je afsprak, staat ergens in een mailwisseling van twee jaar geleden.
Zes mailtjes om een shootdatum te prikken
De klant wil een datum, jij stuurt drie opties, hij kiest er één die intussen vol is. Bij een buitenshoot begint het bij regen opnieuw.
Nog even vijf foto’s extra bewerken
Na de levering komt de vraag of die ene foto wat lichter kan. En of er nog vijf bij mogen. Je doet het, en het staat op geen enkele factuur.
De factuur gaat pas weken na de shoot de deur uit
Eerst de selectie, dan de bewerking, dan de levering. Factureren komt daarna, als je eraan denkt. En een aanbetaling vragen vergeet je bij de helft.
Zo werkt het bij een fotostudio
- Maandag 09:00
Een bedrijf wil portretten van twintig medewerkers. Je maakt twee varianten: alleen voor de website, of ook voor drukwerk. De klant kiest een variant en tekent via de link.
Blok: Offertes met digitaal akkoord - Dinsdag 11:30
De klant kiest zelf een datum voor de shoot uit je vrije plekken. Je bruiloft van die zaterdag staat er al in, dus die dag krijgt hij niet te zien.
Blok: Afsprakenplanning - Donderdag 16:00
Een klant van twee jaar terug belt: mag hij die foto’s ook in een folder gebruiken? Op zijn klantkaart staat de offerte van toen, met de licentie erin.
Blok: Klanten en relaties - Vrijdag 10:00
De foto’s zijn geleverd. De factuur staat klaar uit de offerte, met de aanbetaling al verrekend. Betaalt de klant te laat, dan staat de eerste aanmaning als concept klaar.
Blok: Facturatie, e-facturen en aanmaningen
Afsprakenplanning voor een fotostudio
Een voorbeeldscherm uit het blok dat voor fotografen het meeste verschil maakt. Probeer rechts een aanpassing: het scherm verandert direct.
Planning week 44
27 tot 31 oktober · 2 montageteams · 1 conflict opgelost
| Ma 27 | Di 28 | Wo 29 | Do 30 | Vr 31 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Team A | Montage Hotel De Vier LindenReceptiebalie en lounge | Opname Bakkerij De Korenaar10:00 · Sanne mee | Montage Van Dijk AdvocatenKantoorwanden, 2 dagen | ||
| Team B | Service Tandartspraktijk ZuidLade-geleiders | Montage P-0931 Kantoor NoordPantry en vergaderkasten | Oplevering P-093114:00 · klant tekent | ||
| Sanne | Offertegesprek Fysiopraktijk09:30 · online | Opname Bakkerijmet Team A | Service De Vries verplaatstwas do 11:00 | Service De Vries09:00 · voorstel | |
Conflict opgelost Voorstel klaar
Team B stond donderdag dubbel. Voorstel: service naar vrijdag 09:00.
De klant kan de nieuwe tijd zelf bevestigen via het portaal.
Het pakket voor fotografen, in drie maten
Kies hoe groot je bedrijf is. Elk pakket deelt één klantenbestand; je kunt later altijd blokken bijzetten of weghalen.
Voor een fotograaf die alles zelf doet: offertes met licentie, shoots in de agenda en facturen met aanbetaling.
- Klanten en relaties€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Afsprakenplanning€ 29
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Met meerdere fotografen en een nabewerker: een dossier per opdracht, een portaal waar de klant akkoord geeft en uren per shoot en per bewerking.
- Klanten en relaties€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Afsprakenplanning€ 29
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Klantportaal€ 39
- Uren en kilometers€ 19
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Voor een studio met een planner en eigen administratie: aanvragen in fases, een gedeelde inbox, freelancerfacturen die de AI leest en de boekhouding erbij.
- Klanten en relaties€ 29
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Afsprakenplanning€ 29
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Klantportaal€ 39
- Uren en kilometers€ 19
- Pijplijn en leads€ 19
- Mail met AI-triage€ 69
- Inkoopfacturen met AI-bonlezer€ 29
- Boekhouding en jaarrekening€ 79
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen
Veel fotografen leveren via Pixieset of WeTransfer, plannen in Google Agenda en boekhouden in Moneybird of e-Boekhouden. Je galerijen blijven waar ze zijn: foto’s leveren is geen blok. Je kunt beginnen met offertes, planning en facturen. Een standaardkoppeling met je galerijdienst, Google Agenda of je boekhoudpakket hebben we nog niet. Die kan je eigen bouwer maken, of wij bouwen hem voor je.
Wat fotografen er zelf bij bouwen
- Een licentieoverzicht per klant: welke foto’s hij waar en tot wanneer mag gebruiken
- Een link naar de galerij van elke shoot op de klantkaart, met de leverdatum erbij
- Een vragenlijst voor bruidsparen die ze in hun portaal invullen: locaties, tijden, wensen
Je eigen techneut of bureau bouwt het met AI in gewone code, of wij doen het. Elke wijziging keuren wij op veiligheid, privacy en tests voordat hij live gaat.
Wat fotografen ons vragen
Kan ik mijn foto’s via PluginWise leveren?
Nee. Bestanden overdragen en galerijen zijn geen blok, en een portfolio ook niet. Je levert zoals nu, via je galerijdienst of WeTransfer. Wat wel kan: de link naar de galerij op de klantkaart zetten, bij de shoot. Zo vind je later terug wat je wanneer leverde.
Kan ik de licentie in de offerte vastleggen?
Ja. Je zet het gebruik als regel in de offerte: welk kanaal, hoe lang en waar. De klant geeft akkoord via de link, en dat akkoord blijft bij de offerte staan. Wil hij later ruimer gebruik, dan stuur je een aanvullende offerte. Een apart licentieoverzicht per foto zit er niet standaard in; dat kun je laten bouwen.
Kan ik een aanbetaling vragen voor een bruiloft?
Ja. Je factureert in delen: een deel bij akkoord, de rest na de levering. Wie te laat betaalt, krijgt aanmaningen in stappen, met een concept dat jij eerst nakijkt. Met het blok Betalingen betaalt de klant ook via een link met iDEAL.
Ik werk alleen. Is dit niet te groot voor mij?
Nee. Je begint met vier blokken: klanten, offertes, planning en facturen. Meer heeft een zelfstandig fotograaf meestal niet nodig. Je betaalt per blok, niet per gebruiker. Neem je voor een bruiloft een tweede fotograaf mee, dan krijgt die gewoon een account.
Zie in een half uur hoe jouw fotostudio eruitziet in PluginWise.
We laten de blokken zien met jouw klanten en jouw manier van werken, en rekenen samen uit wat het voor jouw bedrijf kost.