Elke plaatsing gefactureerd, elke afspraak met de klant zwart op wit.
Aanvragen, opdrachtbevestigingen, vacatures als opdracht met fases en facturen in één systeem. Een kandidatenbestand zit er niet standaard in: je kandidaten blijven in je ATS, of je bouwt het erbij.
Waar het bij recruitmentbureaus vastloopt
De kandidaat is begonnen, de fee is nog niet gefactureerd
Hij startte op de eerste van de maand. Pas als de klant belt over een tweede vacature, bedenk je dat de eerste plaatsing nooit op een factuur kwam.
Welke fee heb je deze klant ook alweer beloofd?
Een percentage bij de ene klant, een vast bedrag bij de andere, en overal een andere garantietermijn. Dat staat in oude mails, als het ergens staat.
De klant hoort twee weken niets en belt een ander bureau
Je recruiter zit middenin de shortlist. Niemand meldt de klant waar het staat, dus die denkt dat er niets gebeurt.
De uren van je interim-kracht komen pas als de maand om is
Je gedetacheerde projectleider stuurt zijn uren aan het eind van de maand per mail. De klant wil ze goedgekeurd zien, en jij kunt pas factureren als alles klopt.
Zo werkt het bij een recruitmentbureau
- Maandag 09:00
Een klant vraagt via je website een nieuwe recruiter. De aanvraag staat als lead in je pijplijn, met een eigenaar en een verwachte waarde. Blijft hij te lang staan, dan krijg je een seintje.
Blok: Pijplijn en leads - Dinsdag 11:00
Je stuurt de opdrachtbevestiging als link: fee, garantietermijn en exclusiviteit. De klant tekent digitaal, en de vacature start als opdracht.
Blok: Offertes met digitaal akkoord - Woensdag 15:00
De vacature loopt in fases van intake tot plaatsing, met taken per recruiter. De taak ‘shortlist bespreken’ is al vier dagen over tijd, dus je belt de klant.
Blok: Projecten, dossiers en taken - Vrijdag 16:00
Je gedetacheerde projectleider schrijft zijn uren per week op de opdracht, vanaf zijn telefoon. Jij ziet wat je aan de klant kunt factureren.
Blok: Uren en kilometers
Pijplijn en leads voor een recruitmentbureau
Een voorbeeldscherm uit het blok dat voor recruitmentbureaus het meeste verschil maakt. Probeer rechts een aanpassing: het scherm verandert direct.
Pijplijn
14 leads · € 186.000 verwacht · 3 wachten op jou
Het pakket voor recruitmentbureaus, in drie maten
Kies hoe groot je bedrijf is. Elk pakket deelt één klantenbestand; je kunt later altijd blokken bijzetten of weghalen.
Voor een klein bureau: aanvragen in een pijplijn, opdrachtbevestigingen die de klant tekent, elke vacature als opdracht en de plaatsing op de factuur.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Met meerdere recruiters en detachering: uren per opdracht, een gedeelde inbox met conceptantwoorden en een portaal waar de klant de shortlist leest.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Uren en kilometers€ 19
- Mail met AI-triage€ 69
- Klantportaal€ 39
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Voor een bureau met teams: elk gesprek bij de klant, één werklijst per recruiter en personeelsdossiers voor je eigen mensen en je gedetacheerden.
- Klanten en relaties€ 29
- Pijplijn en leads€ 19
- Offertes met digitaal akkoord€ 39
- Projecten, dossiers en taken€ 59
- Facturatie, e-facturen en aanmaningen€ 59
- Uren en kilometers€ 19
- Mail met AI-triage€ 69
- Klantportaal€ 39
- Telefonie met transcriptie€ 39
- Werkvoorraad met AI-voorbereiding€ 49
- Personeelszaken€ 29
- Platform: hosting, updates en onbeperkt gebruikers€ 149
Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen
Veel recruitmentbureaus werken met een ATS zoals Recruitee, Carerix of Bullhorn, met LinkedIn en met Moneybird of Exact Online. Je kandidaten blijven in je ATS of in Excel: een kandidatenbestand zit niet standaard in PluginWise. Je kunt beginnen met klanten, opdrachten en facturen. Een koppeling met je ATS, LinkedIn of je boekhoudpakket hebben we nog niet. Die kan iemand uit je team met AI bouwen, of wij doen het.
Wat recruitmentbureaus er zelf bij bouwen
- Een kandidatenbestand met cv, status per vacature en een eigen ingang voor de kandidaat
- Een seintje als de garantietermijn van een plaatsing bijna afloopt
- Een koppeling met je ATS, zodat een plaatsing daar meteen een factuur hier wordt
Je eigen techneut of bureau bouwt het met AI in gewone code, of wij doen het. Elke wijziging keuren wij op veiligheid, privacy en tests voordat hij live gaat.
Wat recruitmentbureaus ons vragen
Zit er een kandidatendatabase in?
Nee, niet standaard. PluginWise doet de kant van de klant: aanvragen, opdrachtbevestigingen, de vacature als opdracht met fases, uren en facturen. Je kandidaten blijven in je ATS of in Excel. Een eigen kandidatenbestand is meestal het eerste wat een bureau erbij bouwt. Dat doet je eigen techneut met AI, of wij bouwen het. Elke wijziging wordt gekeurd voordat hij live gaat.
Hoe factureer ik een plaatsingsfee en detachering naast elkaar?
Een plaatsing factureer je uit de getekende opdrachtbevestiging, bijvoorbeeld in twee termijnen: bij de start en na de proeftijd. Bij detachering schrijft je kracht uren op de opdracht, en die komen als concept op de maandfactuur. Grote opdrachtgevers krijgen een e-factuur als ze daarom vragen.
Kan ik zien welke fee en garantie ik met elke klant afsprak?
Ja. Die staan in de opdrachtbevestiging die de klant via de link tekende, en die vind je terug op zijn klantkaart. Eigen voorwaarden per klantgroep, zoals een vaste fee voor raamcontracten, zijn nog niet standaard. Dat kun je laten bouwen.
Mijn recruiters bellen de hele dag. Komt dat ergens terecht?
Ja, met het blok Telefonie. Elk gesprek staat bij de klant, met duur en een samenvatting. Een gemiste oproep wordt een terugbeltaak. Dat werkt met de telefooncentrale van Rinkel; voor een andere centrale moet de koppeling nog gebouwd worden. Let op: dit gaat over gesprekken met klanten. Kandidaten staan niet standaard in het systeem.
Zie in een half uur hoe jouw recruitmentbureau eruitziet in PluginWise.
We laten de blokken zien met jouw klanten en jouw manier van werken, en rekenen samen uit wat het voor jouw bedrijf kost.